Doküman Yönetim Sistemi Nedir?

Doküman Yönetim Sistemi ve kısa ifade ile DYS ler, bilgisayar ortamındaki belge ve dokümanların toplanmasını, erişilebilir hale gelmesini ve kolayca yönetimini sağlamak için geliştirilmiş uygulamalardır. Ayrıca sık kullanılan fiziki ortamdaki evraklarınızın taranıp endekslenerek DYS içerisine almak bu belgelere hızlı ulaşımı sağlar. DYS kullanılarak gelen giden evrak yönetimi, doküman güncellemesi ve geçmiş düzenlemelerin takibi yapılabilir.

DYS Doküman Yönetim Sistemi, DAYS Doküman Arşiv Yönetim Sistemleri, EBYS Elektronik Belge Yönetim Sistemleri, EDYS Elektronik Doküman Yönetim Sistemleri olarak bilinen bu sistemler aslında iç içe geçmiş birbirine benzeyen uygulamalardır. Genel olarak işlevsellikleri fiziksel ortamda kağıda basılı olan evrakları farklı tarama yöntemleri ile dijital ve elektronik ortama alınan bu dokümanları yasal saklama sürelerince saklama, intranet veya internetten kurum personellerine veya yetkisi olan kullanıcılar için araştırmaya açma, sorgulama, görüntüleme, raporlama gibi farklı servis ve modüllerden oluşan uygulama yönetim sistemleridir.

Geçtiğimiz birkaç sene içinde,  KOBİ ve kurumsal firmaların ilgisini çeken bu uygulamalar belirli ihtiyaçların ve bu ihtiyaçların oluşturduğu yüksek maliyetlerin minimum seviyede tutulması için geliştirilmektedir.

Gartner’ın 2001’deki araştırmasına göre, şirketler bilgilerinin yaklaşık %80-%95’ini kâğıt dokümanlarda ve elektronik ortamdaki belgelerde tutmaktadır. Yine bu araştırma, belgelerin yaklaşık %25’inin yanlış yerlerde tutulduğunu ve çalışanların zamanlarının %60’ını bu dokümanları arayarak geçirdiği gerçeğini yansıtmaktadır. Bu yanlış çalışma yöntemi ise, şirket gelirlerinin %15’ine olumsuz maliyet olarak yansımakta olduğunu ifade etmektedir.

Doküman Yönetim Sistemleri Neden Önemlidir?

Kağıt üzerinde klasik usuller ile bilgiye erişim kurumlar için hem çok zor hem de pahalı olduğu için aranan bilgiye ve belgeye zamanında ulaşamamak işletmeler için maddi, manevi ve rekabet dezavantajlarına sebebiyet vermektedir. 21. yüzyılın rekabetçi iş hayatında bilgiye kolayca erişmek hayati bir önem taşımaktadır. Doküman Yönetim Sistemleri ile gelen giden evraklarını, gelen faksları, müşteri yazı ve dilekçelerini, kurumsal formları, elektronik ortamda tutarak, bilgi ve belgelere erişimini hızlandırarak verimliliği arttırıp ve karar verme süreçlerini hızlandırmışlardır.

Storage, server, güvenlik (UTM) ve web teknolojilerindeki teknolojik gelişmeler ile gerekli alt yapılar DYS uygulamalarına ciddi ivmeler kazandırmıştır.

Doküman Yönetim Sistemi Neden Gereklidir?

– Günümüzde firmalar kimlik fotokopisi imza sirküleri, tapu, başvuru formları, faaliyet belgesi vb. birçok dokümanı almak zorunda olduğu durumlar bulunmaktadır.
– Bir hesap açılış işlemi gerçekleştirmek istediğinizde aldığınız belgelere tekrardan ulaşmanız çok güçtür. Hatta tekrar tekrar aynı müşteriden bu belgeleri talep etmek durumunda kalınabilir.
– Ayrıca bir müşterinizin hangi belgeleri verdiğini görmek istediğinizde kurumun işleri bir hayli zor olacaktır.
– Tabi verilen belgeler sadece almakla kalmıyor birde ilgili kişilerin onayına sunulması gerekiyor. Onay sürecinden geçen bu formların hangi birim ve kullanıcıların ne gibi işlemler yaptığını takip etmeniz imkansız hale gelecektir.

Doküman Yönetim Uygulamalarının Genel Özellikleri Nelerdir?

Metin Arama: DYS üzerinde çok güçlü bir Tam Metin arama (Full Text Search) motoru olmalıdır, tüm evraklar içerisinde başlık ve içeriklerinde arama yapılabilmelidir. DYS üzerinde basit ve detaylı arama yapılabilmeli ve bu aramalar daha sonra kullanmak için saklanabilmelidir.

Doküman Arşivi: Dokümanların görülmesi, saklanması ve geriye dönük kullanım tarihçesi SOX, HIPPA standartları ile uyum içinde olmalıdır.

İş Akışları: Dokümanların yaşam döngüsünü belirleyen, kurum içi evrak akışlarını hızlandıran akışları ön koşullarla oluşturulmuş diyagramlardır.

Doküman Versiyon Kontrolü: DYS içerisindeki Versiyon kontrol şunları sağlamalıdır: Sistemden yetki dâhilinde dokümanların giriş ve çıkışlarını kontrol etmelidir. Bu kontroller sırasında dokümanlar üzerindeki değişiklikleri, güncellemeleri ve hatta silinmeleri tespit etmelidir. Yapılan değişikliklerde tüm tarihçeyi tutmalıdır. Belge tarihçesinde, fail-meful, yapılan değişiklik, tarih ve zaman vs. bilgilerini tutmalıdır. Ayrıca sadece son yapılan değişikliği değil farklı partilerde yapılan değişikliklerinde versiyon kontrolünü yapmalıdır. Gerektiğinde eski versiyonlara dönülebilmelidir. Geri dönüşlerde esneklik olmalı ve tüm sürümlerine adım adım (rollback) dönülebilmelidir. Kullanıcılar Doküman Yönetim Sistemi içerisindeki bir belge üzerinde işlem yapmak istediklerinde standart bir web tarayıcısından bu belgeye erişebilmelilerdir. Gerektiğinde Microsoft Ofis belgelerini MS Ofis te açarak değişikliği kaydettiğinde otomatik olarak belgede DYS içerisinde bu değişiklik versiyon değişikliği olarak yansımalıdır.

Belge Etiketleme:Doküman etiketleme, doküman yönetiminde ciddi kolaylıklar sunduğu gibi belgeye ait indeks bilgileri alındığından belgeye ulaşım ve sınıflandırmada da kolaylıklar sunmalıdır.

Belgeleri ilişkilendirme:Dokümanların birbiri ile ilişkilendirilmesi belgelere mantıksal bir grup bütünlüğü sağlar. DYS içerisinde nerede olursa olsun ilişkilendirilmiş belgelere ulaşmanız mümkün olmalıdır. Belge bağlama genel olarak ana dosya ve bu dosyaya ait belgelerden (parent or child) oluşmaktadır. Bazı hallerde bir dosya içerisindeki bir doküman diğer dosyalarla da ilgili olabilir. Bu durumda bir doküman birden fazla dosya ya bağlanmış olabilir. Belge ilişkilendirmenin sağladığı en önemli özellik bir birine başlı olan tüm dokümanları listesini görebilmenizdir. Sık erişilen dokümanlara kısa yol tuşları atanabilmelidir.

OCR ve Endeksleme: Taranmış dosyaları düzenlenebilir ve aranabilir belgeler haline dönüştürülebilmelidir.

Kullanıcı Segmentasyonu: DYS için kullanıcılar sadece görmesi gerekenleri görebilmelidirler. Ayrıca farklı güvenlik düzeyi ile kullanıcıların sistem içerisinde ki erişim haklarını esnek bir şekilde yönetilebilmelidir.

İzlenen Klasörler: Belirli bir lokal ya da network klasörüne düşen dokümanlar otomatik olarak DYS kütüphanesine taşınabilmelidir.

Dokümanların Organizasyonu: DYS dokümanlarınızı, bilgisayar ortamındaki dosya yapısı kadar kolay yönetebilmelidir. Ana klasörlere bağlı alt klasörleri ve bunlara arasındaki bağlantıları kolaylıkla yönetilebilmelidir.

Loglama ve Tarihçe:DYS hem kayıtların değişimini hem de belgelere kimlerin baktığının kayıtlarını ve tarihçesini tutabilmelidir. Hangi belgeyi kim, ne zaman, nerde, neyi değiştirmiş v.s belge tarihçesi izlenebilmelidir.

E-posta Bildirimi:Kullanıcılar bir belge üzerinde yaptıkları değişikliği ilgili diğer personellerinde görmesini istiyor ise bu değişikliği içeren bir e-postayı diğer arkadaşlara veya gruba gönderebilmelidir. İsteğe bağlı olarak bir doküman tipinde yapılan değişiklikleri DYS otomatik tanımlı adreslere haber verebilmeli veya raporlayabilmelidir.

Sanal Klasörler:DYS içerisinde sanal klasörler açılabilir, açılan bu sanal klasörlerde farklı konulara ait belgeler tutulabilmeli veya başkaları ile paylaşılabilir olmalıdır.

Ne zaman ve nerde olursanız olun, doğru dokümana her ortamdan erişin

Dijital dünyada, doküman yönetimi ve paylaşımı stratejik önem taşımaktadır. Kurumsal Doküman Yönetimi Sistemi (DYS) kullanmayan bir şirket kendini, içerikler ve dokümanlar hakkında tüm bilgiye sahip olan çalışanların insafına kalmış durumda bulacaktır. Müşterilerinize hızlı dönüş yapmak için iş belgelerinize çabuk ve kolay ulaşmanız gerekir. PaperWork dokümana erişim, düzenleme ve paylaşım gibi işlemleri belirli bir sistem dahilinde merkezi olarak yönetmenizi sağlar. Milyonlarca kağıt ve elektronik belgenin olduğu ortamlarda, iş gücü ve zaman kaybını ortadan kaldırır. Gelişmiş arama motoru, belgeye ihtiyaç duyulduğu anda erişilmesini sağlar. Versiyon kontrolü, güncel dokümanların üzerinde çalışılmasını sağlar. İzleme ve güvenlik fonksiyonları içeriğinizi korur, güvenle paylaşılmasını sağlar. Merkezi bir doküman yönetimi sistemi olmadan verimlilikten söz edemeyiz. İhtiyacınız olduğunda belgeler iş akışı ile işlem adımlarına yönlendirilir. Süreç sırasında ihtiyaç duyulan belgelere hemen erişilir. Bu sayede hatalı karar alma olasılığınız düşer.

DYS Kullanmanın Avantajları

– Dokümanlarınızın sisteme giriş süresini kısaltır.
– İstediğiniz kriterlere göre aradığınız dokümanı rahatça bulmanızı sağlar.
– Performans takibi kolayca izlenebilir.
– Dokümanlar sisteme bir kez aktarıldıktan sonra istenilen kişilerle kolayca paylaşılabilir.
– Dokumalar onaylara gönderilebildiğinden süreçlerin hızlanmasını sağlar.
– Dokümanlara sadece yetkili kişiler tarafından ulaşılması sağlanır.
– DYS ile otomatik başlatılan akışlar sayesinde dokümanın kimlere gönderileceğinin bilinmesine gerek yoktur.
– Akış içerisindeki bilgilendirme mailleri gönderildiğinden, yapılan değişikliklerden ilgili departmanlar haberdar olur.
– Dokümanlar üzerinde yapılan değişiklikler kimler tarafından yapıldığı kolayca takip edilebilir.
– Dokümanlar diğer dokümanlarla ilişkilendirilebildiğinden ilgili dokumaların sisteme bir defa girilmesi yeterlidir.
– Web üzerinden istenilen yerden ilgili dokumalara ulaşılabilir.

 

Yorum yapın

Kaydolun
Şifre yenileme
Uygulamaları Karşılaştırın
  • Total (0)
Karşılaştırın
0